Datenschutzerklärung

1. Verantwortlich

TCB GmbH, Europaring 4, 94315 Straubing, vertreten durch Thomas Becheru, datenschutz@octovo.de. Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.

2. Der wichtigste Punkt zuerst

OCTOVO ist ein Programm, das auf deinem Gerät läuft. Deine Mails, Dateien, Kontakte, Termine und alles, was OCTOVO über dich gelernt hat, liegen verschlüsselt in einer Datei auf deinem Rechner. Wir haben darauf keinen Zugriff. Es gibt keine Kopie bei uns, keine Sicherung in unserer Cloud, keinen Fernzugriff.

Was unser Server sieht: die einzelne Frage, die OCTOVO an das Sprachmodell stellt, damit es antworten kann. Diese Frage wird durchgereicht und nicht gespeichert — kein Zwischenspeicher, kein Protokoll mit Inhalt, keine Fehlermeldung mit Inhalt. Gespeichert werden ausschließlich Zeitpunkt, Konto, verwendetes Modell, Anzahl der verarbeiteten Zeichen, Dauer und Statuscode. Diese Zahlen brauchen wir für die Abrechnung und den Betrieb.

3. Wenn du die Website besuchst

Beim Aufruf entstehen Server-Protokolle mit IP-Adresse (gekürzt gespeichert), Zeitpunkt, aufgerufener Seite, übertragener Datenmenge und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Löschung nach 7 Tagen.

Wir setzen keine Analyse- oder Werbedienste ein, laden keine fremden Schriften, keine Kartendienste und keine eingebetteten Videos. Deshalb gibt es auf dieser Website kein Einwilligungsbanner — es gibt nichts einzuwilligen. Technisch notwendig sind lediglich ein Sitzungs-Cookie im Konto-Bereich und der Zustand des Bezahlvorgangs. Auf den öffentlichen Seiten selbst wird auf deinem Gerät nichts gespeichert: kein Cookie, kein lokaler Speicher, keine Kennung.

Zwei Dinge tun diese Seiten trotzdem, und beide sollst du wissen. Die Startseite und die Seite Status fragen beim Öffnen und danach etwa einmal pro Minute bei unserem eigenen Server nach, ob er erreichbar ist; dabei entstehen dieselben Server-Protokolle wie oben beschrieben, und es wird nichts über dich übertragen, was ein normaler Seitenaufruf nicht auch überträgt. Und die Seite Herunterladen liest die Kennung deines Browsers aus, um das passende Paket nach oben zu holen — ausschließlich in deinem Browser, ohne Übertragung und ohne Speicherung.

4. Wenn du ein Konto anlegst

Verarbeitet werden: Name, Mailadresse, Passwort (nur als nicht rückrechenbarer Hashwert nach Argon2id), optional Passkeys, Lizenz- und Kontingentdaten, Geräteliste (Name, Betriebssystem, Zeitpunkt des letzten Kontakts). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Löschung: mit dem Konto, außer soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (Rechnungen: 10 Jahre).

Beim Anlegen des Kontos stimmst du mehreren Dingen ausdrücklich zu: den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem Auftragsverarbeitungsvertrag, dem Versand von Mails zu deinem Vertrag und dem Haftungshinweis zur KI; außerdem bestätigst du, diese Datenschutzerklärung gelesen zu haben. Jedes Häkchen muss einzeln gesetzt werden — nichts davon ist vorbelegt, und ein fehlendes Häkchen gilt als Nein.

Was wir dazu speichern und warum: zu jeder dieser Zustimmungen den Zeitpunkt, den Wortlaut, dem du zugestimmt hast, die Stelle, an der du es getan hast, deine IP-Adresse und einen Fassungsstand des damals geltenden Rechtstextes. Der Fassungsstand ist eine Prüfsumme, die aus dem Text selbst entsteht: Ändern wir eine Zeile der Bedingungen, ändert sich die Prüfsumme, und es bleibt belegbar, welchem Text du zugestimmt hast. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO — wir müssen nachweisen können, was vereinbart wurde. Diese Nachweise werden nie überschrieben; eine Berichtigung entsteht als neuer Eintrag neben dem alten. Sie werden mit dem Konto gelöscht.

Was davon widerruflich ist: Die Zustimmungen oben tragen den Vertrag und lassen sich nicht einzeln zurücknehmen — wer sie nicht mehr gelten lassen will, kündigt. Werbung ist davon getrennt, freiwillig und jederzeit widerruflich (Abschnitt 9). Deinen vollständigen Nachweis — welche Zustimmung, wann, in welcher Fassung — kannst du in deinem Konto einsehen; er ist zugleich die Auskunft nach Art. 15 DSGVO zu diesem Punkt.

5. Wenn du bezahlst

Zahlungen wickelt Stripe Payments Europe, Ltd. ab. Kartendaten erreichen unsere Server nie. Wir erhalten von Stripe Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsstatus und Rechnungsnummer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Wenn OCTOVO für dich denkt

Damit OCTOVO eine Mail verstehen oder schreiben kann, sendet er einen Ausschnitt — nie dein ganzes Postfach — über unseren Server an das Gateway nixo und von dort an Anthropic PBC (USA), den Anbieter der Sprachmodelle. Für diese Übermittlung sind wir Auftragsverarbeiter und du der Verantwortliche; der Auftragsverarbeitungsvertrag wird beim Kauf mitgeschlossen und liegt in deinem Konto als PDF bereit. Die Übermittlung in die USA ist über Standardvertragsklauseln abgesichert. Wir haben bei Anthropic beantragt, dass keine Inhalte gespeichert werden.

Enthalten die Ausschnitte Daten anderer Personen (etwa deiner Kunden), bleibst du für deren Verarbeitung verantwortlich. OCTOVO weist dich beim ersten Kennenlern-Durchlauf ausdrücklich darauf hin.

Wenn Anthropic nicht antwortet — Übermittlung nach China: Antwortet das Standardmodell (Claude Sonnet 5, Anthropic PBC) nicht, wiederholt unser Server dieselbe Anfrage über dasselbe Gateway bei einem zweiten Anbieter: DeepSeek (Modell DeepSeek V4 Pro), mit Sitz in China. Das geschieht ausschließlich in diesem Rückfall und nicht im Regelbetrieb. Übermittelt wird derselbe Ausschnitt wie sonst — der Vorgang, der Kontakt und die dazu passenden Erinnerungen, je nach Auftrag also Mailtext, Termindaten oder Dateinamen; nie dein ganzes Postfach, nie dein Gedächtnis am Stück, nie ein Bild deines Bildschirms. An den Stationen davor ändert sich nichts: Der Ausschnitt läuft weiter über unseren Server in Deutschland und das Gateway in der EU. Nur die letzte Station liegt dann außerhalb der EU.

Auf welcher Grundlage: Für China besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Welche Grundlage nach Kapitel V der DSGVO diese Übermittlung trägt, ist zum Stand dieser Fassung noch nicht abschließend festgelegt; sie wird vor dem Verkaufsstart anwaltlich bestimmt und an dieser Stelle sowie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter eingetragen. Wir schreiben das hier hin, statt eine Grundlage zu nennen, die wir nicht belegen können. Für die Verarbeitung im Auftrag gilt unverändert: Du bist Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter.

7. Wenn du die Bildschirmbeobachtung einschaltest

Diese Fähigkeit ist ab Werk ausgeschaltet. Schaltest du sie ein, nimmt OCTOVO in einem einstellbaren Takt den Bildschirminhalt auf, liest ihn vollständig auf deinem Gerät als Text aus und verwirft das Bild danach. Vor dem Auslesen greift eine Sperrliste (Passwortspeicher, Bank- und Anmeldeseiten, private Fenster und alles, was du ergänzt); gesperrte Bereiche werden gar nicht erst gelesen. Kartennummern, IBANs, Schlüssel und Bestätigungscodes werden entfernt, bevor etwas abgelegt wird. Der Text liegt in derselben verschlüsselten Datei wie deine übrigen Daten und verfällt automatisch nach der von dir eingestellten Frist (Vorbelegung: 7 Tage).

Was dabei dein Gerät verlässt: Fragst du OCTOVO etwas, das sich auf Gesehenes bezieht, geht der dafür nötige Ausschnitt dieses Textes als Teil einer Denkanfrage denselben Weg wie in Abschnitt 6 — über unseren Server und das Gateway nixo an Anthropic PBC. Übertragen wird Text, nie ein Bild und nie ein Video.

Auf dem Bildschirm stehen zwangsläufig auch Daten anderer Personen. Für deren Verarbeitung bleibst du verantwortlich; schalte die Beobachtung bei Bildschirmfreigaben und in fremden Sitzungen aus. Auf einem Arbeitsgerät ist der Einsatz ohne Betriebsvereinbarung nicht zulässig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); für Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB) ist die Beobachtung im Verschwiegenheitsmodus gesperrt und muss einzeln freigegeben werden. Rechtsgrundlage für das Einschalten: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerruflich — „Vergiss die letzte Stunde“ und das vollständige Löschen wirken sofort. Eine Emotionserkennung, biometrische Kategorisierung oder Verhaltensbewertung findet nicht statt und ist in den Nutzungsbedingungen ausdrücklich untersagt.

8. Welche Verbindungen OCTOVO von deinem Gerät aus aufbaut

Nicht alles läuft über unseren Server. Einiges holt OCTOVO direkt von deinem Gerät aus — dann sieht die Gegenseite deine IP-Adresse, so wie sie es bei jedem Aufruf im Browser täte, und wir sehen davon nichts. Diese Verbindungen sind hier vollständig aufgeführt:

• Dein Postfach. OCTOVO spricht unmittelbar mit dem Mailserver deines Anbieters. Die Zugangsdaten liegen im Schlüsselbund deines Betriebssystems und erreichen uns nie.
• Das Einrichten des Postfachs. Damit du nur deine Mailadresse eintippen musst, sucht OCTOVO die richtigen Einstellungen beim Anbieter: er fragt autoconfig.deine-domain und .well-known ab und liest die Servereinträge deiner Domain im Namensdienst. Übertragen wird dabei der Teil deiner Adresse hinter dem @-Zeichen, nicht die Adresse selbst.
• Das Wetter für die Tafel „Heute“ und das Werkzeug „wetter“. Abgefragt wird bei Open-Meteo (Deutschland und Schweiz). Übertragen wird ausschließlich der Ortsname, den du selbst im Profil eingetragen hast, beziehungsweise dessen Koordinaten — kein Konto, kein Schlüssel, keine Kennung, kein Personenbezug. Der Abruf läuft von deinem Gerät, also ist deine IP-Adresse für Open-Meteo sichtbar; höchstens viermal je Stunde. Ohne eingetragenen Ort findet kein Abruf statt — löschst du den Ort, hört er sofort auf. Die Tafel nennt Open-Meteo als Quelle sichtbar.
• Die Suche im Web — wenn du einen eigenen Zugang hinterlegt hast. Unter Einstellungen → „Suche im Web“ kannst du einen Zugang zu einer Suchschnittstelle hinterlegen. Dann stellt OCTOVO deine Suchanfragen dort — bei Tavily (AlphaAI Technologies Inc., New York, USA) oder bei Brave Search (Brave Software, Inc., San Francisco, USA) — je nachdem, welchen der beiden du gewählt hast. Übertragen wird deine Suchanfrage im Klartext, dazu dein Schlüssel; der Abruf läuft von deinem Gerät, deine IP-Adresse ist für den Dienst also sichtbar. Beide sitzen in den USA, einem Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss für diesen Fall; beide arbeiten mit Standardvertragsklauseln, und keiner von beiden ist im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (geprüft am 22. August 2026). Das Konto und die Rechnung dafür sind deine, nicht unsere — es gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Ohne hinterlegten Zugang findet keiner dieser Abrufe statt — nimmst du ihn wieder weg, hört er sofort auf.
• Die Suche nach Meldungen — auch ohne Zugang. Für Meldungen braucht OCTOVO keinen Schlüssel: Er fragt den öffentlichen Nachrichtenfeed (RSS) von Google News ab (Verantwortlicher für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Übertragen wird deine Suchanfrage im Klartext als Teil der Adresse; der Abruf läuft von deinem Gerät, deine IP-Adresse ist für Google also sichtbar. Dieser Weg ist der einzige, der ohne dein Zutun läuft: Ist kein Suchzugang hinterlegt, greift OCTOVO bei einer Frage nach Meldungen auf ihn zurück, und eine Tafelkachel „Nachrichten“, die du einmal angelegt hast, frischt sich darüber auf, sobald du sie ansiehst und ihr Inhalt veraltet ist. Legst du keine solche Kachel an und fragst nicht nach Meldungen, geschieht auch hier nichts.
• Seiten, die OCTOVO für dich öffnet. Bittest du ihn, eine Seite zu lesen — oder öffnet er die besten Treffer einer Suche —, ruft er sie unmittelbar von deinem Gerät aus auf. Für den Betreiber der Seite sieht das aus wie ein Besuch mit deinem Browser: Er sieht deine IP-Adresse und die angeforderte Adresse. Wir sehen davon nichts, und es gibt keinen Zwischenspeicher bei uns.
• Verbundene Kanäle (Cloud-Speicher, Facebook-Seiten, Instagram-Geschäftskonten, LinkedIn und die übrigen Netze). Auch hier spricht dein Gerät direkt mit der Plattform. Es gelten deren eigene Bedingungen und Datenschutzhinweise; für deine Konten dort bleibst du verantwortlich.
• Die Erreichbarkeitsprüfung bei uns. Das Programm fragt in Abständen nach, ob unser Server und der Denkdienst antworten. Dabei geht kein Inhalt hinaus.
• GitHub, wenn du nach einem Projekt fragst. Bittest du OCTOVO, die Fehlerberichte, Codeanfragen oder Prüfläufe einer Ablage anzusehen, ruft er GitHub unmittelbar von deinem Gerät aus auf. GitHub sieht dabei den Namen der Ablage, deine IP-Adresse und den Zeitpunkt — und, falls du unter Einstellungen einen eigenen GitHub-Zugangsschlüssel hinterlegt hast, diesen Schlüssel. Für öffentliche Ablagen braucht es keinen Schlüssel; dieser Weg läuft also ohne jede Einrichtung, aber nur, wenn du danach fragst — von selbst geschieht hier nichts. OCTOVO liest dort ausschließlich; es wird nichts geschrieben, kommentiert oder geschlossen. Verantwortliche ist die GitHub, Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. St., San Francisco, USA) bzw. die GitHub B.V. (Prins Bernhardplein 200, 1097 JB Amsterdam). GitHub ist im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (geprüft am 23.08.2026) und stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für alles, was du selbst einrichtest — Postfach, verbundene Kanäle, Suchzugang —, gilt: Die Verbindung entsteht nur, weil und soweit du die zugehörige Fähigkeit eingerichtet hast, und sie hört auf, sobald du sie wieder entfernst. Für die Abrufe, die auch ohne Einrichtung möglich sind — der Nachrichtenfeed und das Öffnen einer Seite —, gilt dasselbe mit einem anderen Auslöser: Sie entstehen nur aufgrund eines Auftrags, den du gibst, beziehungsweise einer Kachel, die du selbst angelegt hast, und sie hören auf, sobald du das lässt oder die Kachel wegnimmst. Ein Abruf, den weder eine Einrichtung noch ein Auftrag von dir auslöst, findet nicht statt.

9. Rundschreiben und Systemmails

Wir unterscheiden zwei Arten von Mail an dich, und die Trennung ist im Programm technisch abgesichert — nicht bloß eine Zusage.

• Servicemitteilungen zu deinem Vertrag (Störungen, Wartung, Änderungen der Bedingungen, Sicherheitshinweise, Rechnungen) gehen an alle Kunden mit gültiger Lizenz. Sie enthalten keine Werbung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Werbliche Rundschreiben gehen ausschließlich an Konten mit bestätigter Einwilligung im doppelten Bestätigungsverfahren. Als Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir den Wortlaut, dem du zugestimmt hast, die Herkunft der Anmeldung, Zeitpunkt und IP-Adresse von Anfrage und Bestätigung sowie gegebenenfalls den Zeitpunkt des Widerrufs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 UWG.

Jede Mail trägt einen Abmeldelink und das Impressum. Die Abmeldung wirkt sofort mit dem Aufruf, ohne Anmeldung und ohne Rückfrage. Danach bleibt allein der Nachweis erhalten, dass du eingewilligt und wieder widerrufen hast — er ist der Grund, warum dich keine weitere Werbung erreicht. Wir setzen keine Zählpixel ein und messen weder, ob du eine Mail öffnest, noch worauf du darin klickst; gespeichert wird nur, ob und wann eine Mail hinausging. Versendet wird über Mailgun (EU-Region), siehe Unterauftragsverarbeiter.

10. Diagnose-Modus

Nur wenn du ihn für dein Konto ausdrücklich einschaltest, zeichnet unser Server Anfragen befristet verschlüsselt auf, damit der Support einen Fehler finden kann. Der Modus hat immer ein Ablaufdatum (höchstens 7 Tage), ist im Programm sichtbar, solange er läuft, und löscht die Aufzeichnungen beim Ausschalten sofort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerruflich.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen und dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77). Für die Daten auf deinem Gerät brauchst du uns dafür nicht: im Programm kannst du unter „Meine Daten“ alles ansehen, ändern, ausleiten und mit einem Klick vollständig löschen.

12. Empfänger

Die vollständige, laufend gepflegte Liste steht unter Unterauftragsverarbeiter. Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage vorher an.

13. Keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung

OCTOVO trifft keine Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO. Er bereitet vor und führt aus, was du ihm aufgetragen hast; Verantwortung und Absenderrolle bleiben bei dir.